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滴答清单使用分享#

滴答清单是一款非常棒的时间管理工具,它还能当做团队协作、项目管理、笔记、习惯、番茄工具,大大地提升了我工作和学习的效率。

作为一个已经重度使用滴答清单半年多的老用户,我在入门时走了不少弯路,要将滴答清单真正地变成生产力工具,还需要掌握正确的方法

我将滴答清单的核心功能归纳为3点:收集,执行,复盘。中间还会穿插一些我个人常用的小技巧。

本文侧重让读者快速理解滴答清单的大致使用方法,如想了解具体使用方法,推荐大家阅读官方的使用手册

一、快速收集#

添加任务是一切任务管理工具的开始,而滴答清单的收集功能是我见过最好用的!非常智能人性化,其他软件要添加一个任务或日程鼠标要点很多下,我选择放弃。

1、PC端添加任务的例子#

举一个在电脑端添加任务的例子,按下快捷键【Ctrl + Shift + A】呼出添加任务栏(这里演示所以基本功能):
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  • 【明早10点】:它能自动识别时间,明早10点就会提醒你要做这件任务,还可写成【10点到11点】
  • 【~工作】:把任务分类到工作清单下,你可以设置其他清单,eg:工作/个人/备忘/收藏/知识卡片
  • 【@bonny】:如果有清单协作者,你就可以@他, 他会收到指派任务的提示
  • 【跟客户面谈】:任务具体内容
  • 【!高优先级】:设置优先级,当任务很多时,可以按优先级持续从清单里取任务执行
  • 【#销售】:任务标签,方便对清单中的任务进一步归类,eg:会议/出差/文书/编程/外出
  • 除此之外,你还可以按【tab键】补充任务的细节,支持markdown/插入图片和附件哦!

在滴答清单的其他端,android/ios等也是类似的操作方法,这里略去不讲

下面是个gif图,展示了更多的操作细节

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2、快速添加收藏/备忘/笔记#

同样的方法还可以快速添加收藏/备忘/笔记,比如:在知乎上看到一篇很好的文章:
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由于可以灵活地设置重复任务,做课程表自然也不在话下,你甚至还可以将滴答清单当做简单的【知识卡片】工具,只需要将你的知识点用上述的方法收集起来,然后设置重复为【艾宾浩斯记忆法】,滴答清单就会按遗忘曲线的规律定期提醒你复习该知识点啦。

3、添加到收集箱#

添加任务如果没有指定清单,默认就会到【收集箱】中,比如你工作时灵光一闪,就可以先把想法记录下来,然后隔一段时间再去清空收集箱,我一般是每天清空一次。

清空收集箱的含义是:

  1. 如果能2分钟完成,就马上执行完成该任务;
  2. 否则,描述该任务执行的信息,如:执行时间/优先级/指派人,然后把该任务从收集箱中移动到对应的清单中,比如【工作】

二、专注执行#

前面收集了这么多任务之后,如何执行呢?这里以一天的场景为例子

1、先计划再行动#

一日之计在于晨,执行的第一步当然是做计划啦,做计划简而言之是将今天要完成的任务列出来。列出计划之后,就按时间点以及任务优先级去执行任务

(1)清单法#

清单视图可以分为两大块,前面是【今日任务】,后面是【按优先级】排序的任务。

相比日历法,清单法适用于那种工作经常被打断的人(比如管理人员经常要应对各种会议、突发情况,很难有一段完全属于自己不被打扰的时光)

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(2)日历法#

需先成为滴答清单付费会员

  • 从图片右下角的【待分配任务池里】拖动任务到【今日待分配】;
  • 然后将【今日待分配】任务拖动到具体的时间点上,形成今日计划;

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如果你想知道自己的时间花到哪了,日历会是不错的方法!
此外,如果今天存在剩余任务没完成,拖动任务到新的日期下即可,保证日事清,没有过期遗漏的任务

(3)看板法#

清单界面还可以切换为看板页面(看板可自定义),有些人可能会偏好这种模式。我也曾经这么使用过一段时间,不过后来就没有再继续了。

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我个人更加偏好列表式的,最近时间点/最高优先级的一个任务就是我要关注的,其他任务我会通过筛选/搜索来查看。而看板虽然看起来将任务分门别类放好了,很直观,但一眼看去还需要在看板里“搜索”一下要关注什么任务,很容易就迷失了。不过这个看个人的使用习惯

2、切换场景#

当你的任务很多的时候,直接查看【所有任务】会比较乱,这个时候你需要根据场景切换自己的清单,比如工作时间,就切换到【工作】清单/文件夹下,上面的清单视图、日历视图都可以调整为只显示【工作】清单的内容。

3、专注番茄#

为了让执行任务的时候更加专注,你还可以使用滴答清单的番茄钟功能。如果你后期能够适应这种专注的节奏,那可以逐渐地不再使用番茄钟,但前期为了让自己养成习惯,还是坚持一下吧!

例如你计划读某本书2个小时,那么你就可以设定4个番茄钟(每个25分钟,每次休息5分钟),在番茄钟时间内,提醒自己专注的读书,不玩手机也不做其他跟读书无关的事情。

滴答清单的番茄页面很简洁,还有数据统计的功能,我一般用平板/手机立起来,放在桌面的一边倒计时,提醒自己该专注就专注,该休息就休息。
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三、计划与复盘#

一天快结束时,是时候做个收尾了,我一般会做3个事情

  1. 清空今天的任务,尽量做到日事清,如果实在不能完成,做个总结,重新安排剩余任务的执行时间,同时提醒自己要对任务的执行时间要有合理的预估;
  2. 清空收集箱:一天下来,收集箱也会多出很多任务/笔记,将这些任务/笔记整理一下,做好安排,保证清空,无一遗漏。
  3. 看一下习惯的坚持情况,做个小结。

周/月/季度计划与复盘#

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  1. 首先制定季度OKR,2-3个目标(Objective),每个目标对应3-4个关键指标(Key Result)。关键指标写在OKR的注释中。
  2. 每个目标下面还有对应的项目,项目通常每周制定一次计划、进行一次复盘(设置每周重复提醒)。制定的计划可以通过批量添加任务的小技巧添加到日程中。
  3. 项目是为了达成关键指标,可能跟1个或者多个关键指标关联。有些时候,你可以1个关键指标就对应一个项目。

制定年度或者月度计划同理,基本上都以周或者月为一个迭代周期(做计划,执行,最后复盘,再做新一轮的计划)

2、习惯#

你可以看到自己每个习惯的坚持情况,还可以写一下你的总结。为了避免自己遗漏打卡,我会将每天打卡的截图发送给我的朋友,并设定惩罚机制。
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四、进阶资料#

如果想要进一步了解滴答清单:

五、技巧#

批量添加任务#

假设我们有如下的任务:

1. 修改文稿 !中优先级
2. ~工作 参加会议 !高优先级
3. ~日常 今天完成旅游规划
4. ~学习 阅读《三体》!低优先级
5. ~工作 审阅合同
6. ~日常 明天 示例任务 !高优先级 #实用
7. 每天早上8点冥想10分钟

【批量增加任务】直接复制所有任务到添加任务输入框,会出现提示
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然后所有任务就添加好啦!值得说明的是,批量添加任务依然可以使用【智能识别】功能!比如~日常 明天 示例任务 !高优先级 #实用  它能够智能的设置好任务的【清单/日期/标签/优先级】,不过前提是对应的清单/标签已经存在。
此外,在PC端,如果没有设置时间,默认设置任务为今天。默认添加到收集箱。
显示时默认按照【时间】排序,你也可以按照【标题】,那样就是按【1234567】的顺序了
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然后我们就可以在滴答清单上指定任务的执行时间啦!从今日任务箱中拖动任务进行安排即可,还可以设置任务的时长
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六、FAQ#

什么时候用清单,什么时候用标签?#

同类任务很多(大于15)的时候用清单,否则用标签。这样可以让清单数量减少。

举个例子,你有一个娱乐清单,清单下面有标签【电影/电视剧/手游/动漫】,但是你又是一个电影迷,那这时最好进行升级

娱乐清单变成娱乐清单文件夹,电影变成一个清单,电影清单下分为【推理/科幻/恐怖/爱情/奇幻】标签

标签的归类方法

工作 日程 娱乐 地点 场景 阅读 笔记
出差 生日 动漫 图书馆 购物 未读 日记
会议 纪念日 电影 打电话 在读 收藏
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